記帳代行業務のAI活用｜会計事務所の入力部門・経理BPOの工程別分担

記帳代行にAIを活用しても、AI-OCR（AIで画像やPDFの文字を読み取る技術）や生成AIで速くなるのは読み取りまでで、確認、会計ソフトに合わせた加工、取込エラーの手直しが残り、工数が思ったほど減らないことがあります。

この記事では、会計事務所の入力部門の責任者や記帳代行・経理BPO（経理業務の外部委託）の運営者向けに、どの工程にAIを入れれば工数が減るか、品質・納期・委託元への説明をどう保つか、税理士業務との境界はどこかを一次情報をもとに整理します。入力部門の方は、本文の「委託元」を顧問先、「顧問税理士」を所内の担当税理士と読み替えてください。

記帳代行の工程を7つに分けて、AIを入れる順番を決める

「入力作業」とひとまとめにしたままAIを入れると、読み取りは速くなっても、前後の工程に作業が移るだけになりがちです。まず工程に分け、どこに時間がかかっているかを把握します。

AIを入れるとボトルネックは読み取りの後に移る

AIが短くするのは主に3の読み取りと4の候補作成です。5の確認・修正と6の取込データ作成は件数に応じて残り、取り込める形になっていなければ人が転記することになります。例えば、ある税理士事務所では、手書きの日計表を生成AIで読み取った後も、一括で取り込める形式になっていなかったため一行ずつ確定する操作が残っていました（導入事例）。

AIを入れる工程の優先順位を決める4つの基準

工程ごとに件数と作業時間を記録したうえで（項目はKPIの章）、次の4つの基準で順番を決めます。4つとも当てはまる工程から始め、判断を定型化できない工程は、ルールが固まるまで人の確認を中心にします。

業務全体でのAIの使いどころは税理士・会計事務所のAI活用｜12業務の早見表を参照してください。

記帳代行の業務効率化のための工程別分担表｜AI・プログラム・人

AIは、書式のそろわない書類の読み取りや、過去の例からの候補づくりに向きます。プログラム（ルール処理）は、検算・コード変換・形式チェックのように、同じ入力から常に同じ結果を出す処理に向きます。人は、前例のない判断と承認を担います。

AIの種類と使い分け

向く工程はAIの種類によって異なります。製品の比較は記帳自動化ツールおすすめ10選で扱い、ここでは種類ごとの一般的な向き不向きを示します。

読み取る前に、データで受け取れないかを確認する

通帳やカード明細をAI-OCRで読む前に、委託元が明細をデータ（CSVや会計ソフトとの連携）で用意できないか、請求書を電子データで受け取れないかを確認します。データで受け取れれば、読み取りとその確認を省けます。受け取る経路と提出期限を委託元ごとにそろえると、受付と仕分けもプログラムで処理しやすくなります。電子で受け取った請求書は電子取引データとして保存します（電子帳簿保存法の章）。

AIの出力は「候補」として扱う

AIの出力は、担当者が確認・修正・却下・承認する候補として扱います。生成AIは同じ入力でも出力が変わることがあり、判断の理由を後から確かめにくいためです。判断が繰り返される取引は、ルール台帳とプログラムに移すと結果が安定し、確認する箇所も減ります。汎用の生成AIに個人情報を入力する場合は、利用目的の範囲内か、入力データが機械学習など応答以外の目的に使われないかを確認します（個人情報保護委員会の注意喚起、2023年6月2日）。使い方は会計事務所のChatGPT・生成AIの使い方、確認項目は会計事務所の生成AIセキュリティ対策で解説しています。

記帳代行にAIを入れても人が確認する3つの場面

1. 初めての取引

新しい取引先や科目、普段より大きい金額の取引には、過去の仕訳という手がかりがありません。取引の中身は証憑だけでは判断できないこともあるため、こうした条件に当たるものは要確認に振り分け、必要に応じて委託元に確認します。

2. 顧客ごとの例外

同じ支出でも、顧客によって科目・補助科目・按分が違うことがあります。担当者の記憶に頼ると引き継ぎで抜けるため、顧客別の仕訳ルール台帳に記録し、担当者とAIが同じ台帳を参照します（顧問先別の仕訳ルール台帳の作り方）。

3. 金額と税区分の確定

金額は、例えば振込手数料や源泉徴収税額が差し引かれた入金、1枚の領収書に複数の税率が混在するもの、手書きの桁があいまいなもの、家事按分が必要なものを人が確定させます。税区分は、取引日と相手方の登録状況で扱いが変わるため、人が確定させます。

2026年9月以前と10月以後の取引が混在する月は、経過措置の割合に特に注意します（インボイス7割控除（経過措置70%）の仕訳と記帳対応）。

判断の基準を委託元と文書で合意する

• 受託側で決める：台帳に登録済みの取引の科目・税区分、明らかな読み取り誤りの修正
• 委託元に確認する：内容がわからない支出、事業用か私用か、新しい取引先
• 顧問税理士に確認する：税区分や経過措置の適用の判断、決算・申告に影響する処理

入力担当の役割と承認の体制

AIを入れると、入力担当の仕事は打ち込みから確認と例外の判断に移ります。役割ごとに判断してよい範囲を決めておくと、承認の基準がぶれにくくなります。

確認を担当する人には台帳の読み方と要確認の基準を教え、判断の理由を記録に残してもらいます。全件の目視のままでは確認の工数は減らないため、チェックを通過し台帳と一致した仕訳は抜き取りで確認し、要確認を重点的に見る体制へ段階的に移します（記帳代行の品質管理｜AI-OCR導入後のダブルチェック）。

会計ソフトが混在するときの取込データ作成と取込エラーの切り分け

会計ソフトごとに、取込ファイルの列の構成、項目数、文字コード、日付の形式、科目の指定方法（名称かコードか）が異なります。顧客×会計ソフトごとに、科目・補助科目・部門・税区分の対応とファイル形式・会計期間をまとめた変換表を作ると、取込データの作成をプログラムで確定させやすくなります。

取込前のチェックリスト

これらは人が目で見るより、プログラムで毎回同じ基準で確認するほうが漏れを防げます。

会計ソフトのサポート情報にある取込エラーの例

2026年10月10日時点で確認した各社の公開情報です。外部リンクは設けていないため、最新の情報は各社のサポート情報で確認してください。

取込エラーを切り分ける順番

原因がファイル全体にあるのか、特定の行にあるのかを先に分けると、修正が早くなります。

「承認した」と「取り込めた」を分けて記録する

担当者が承認した時点と、会計ソフトへの取込（反映）が完了した時点は別のものです。失敗した仕訳を処理済みとして扱うと、納品後の計上漏れにつながります。両者を別の状態として記録し、失敗したものは再処理の対象として分けます（考え方の例：セキュリティ方針）。

Zeimeeが税理士事務所で開発した例には、JDL向け取込CSVの作成でExcel間を行き来していた5工程を1画面にまとめたものがあります（導入事例）。特定の現場での開発例で、同じソフトでも出力形式や設定により追加の対応が必要です。

変換の具体的な手順は仕訳インポート形式への変換手順、CSV・API・MCPの違いは会計ソフトとAIの連携方法の比較で解説しています。

記帳代行の生産性を測るKPI｜工数・差し戻し率・納期・例外件数

AIの効果は、読み取りの時間ではなく、確認・修正・取込の手直しまで含めた工数で測ります。品質と納期の指標も並べて見ないと、工数が減った代わりに差し戻しが増えた変化を見落とします。

導入前にベースラインを測る記録シート

AIを入れる前に、同じ定義で2〜4週間ほど現状を記録します。月次の締めで作業量が大きく変わる場合は、1か月分を通して測ります。記録シートの列は、例えば次のとおりです。

同じ記録を月次の報告にも使うと、委託元に品質を説明しやすくなります（報告に載せる項目は導入手順の章）。費用対効果の計算は会計事務所のAI費用対効果の測り方で解説しています。

AI-OCRで読み取った後の保存｜電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引

AI-OCRで作ったCSVや仕訳データは、元の書類の保存に代わりません。紙で保存するか、スキャナ保存の要件を満たして電子で保存するかは、保存義務者である委託元が決めます。記帳を委託しても、株式会社が会計帳簿を作成し、閉鎖の時から10年間保存する義務（会社法432条）は会社に残ります。

スキャナ保存のうちAI-OCRと関係する要件

スキャナ保存は、要件に従って電子化することで紙の保存に代えられる制度です（電子帳簿保存法4条3項）。AI-OCRの運用と関係しやすい要件は次の3つです（国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」令和8年7月 問10・問21、「はじめませんか、書類のスキャナ保存」）。

ほかの要件（帳簿との相互関連性、検索機能など）は問10で確認できます。紙は、入力期間内に読み取って同等確認をした後なら即時に廃棄して差し支えないとされますが、入力期間を過ぎたものは紙も保存します（同 問3）。廃棄するかどうかは、委託元に要件を確認してもらったうえで判断してもらいます。

電子取引データは電子のまま保存する

メール等で受け取ったPDFの請求書などは、改ざん防止や検索の要件に沿って電子データのまま保存します（同法7条）。基準期間の売上高5,000万円以下の者などは、ダウンロードの求めに応じられれば検索の要件が不要です（国税庁パンフレット、令和6年11月）。印刷した紙が届いた場合も、元のデータが委託元で保存されているかを確認します。

記帳代行への委託で認められないこと

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】」（令和8年7月）問20は、帳簿を電子データで作成・保存する場合の記帳代行業者への委託を認めたうえで、保存義務者は通常の業務処理サイクルで定期的にデータの還元を受ける必要があるとしています。課税期間の終了後にまとめて記帳する委託や、業者の所在地を保存場所にすることは認められません。問22では、PDFでの納品に加えて検索性のあるCSV形式等のデータも渡す対応が示されています。納品の頻度と形式は委託元と合意しておく項目に含めます。

個別の判断は、顧問税理士や所轄の税務署に確認してください。

記帳代行と税理士業務の境界｜税理士法52条・37条の2

AIで税額の試算まで簡単にできると、知らないうちに税理士業務に踏み込むおそれがあります。

税理士業務と記帳の代行の違い

税理士業務は、他人の求めに応じ、租税に関し、税務代理・税務書類の作成・税務相談を行うことを業とすることです（税理士法2条1項）。税理士でない者は税理士業務を行えず（52条）、違反は2年以下の拘禁刑又は100万円以下の罰金の対象です（59条1項4号）。「業とする」は反復継続の意思があればよく、有償であることを要しません（税理士法基本通達2-1）。

52条が禁じるのは2条1項の税理士業務で、記帳の代行は2条1項に含まれません。このため、記帳の代行自体は52条の対象外と考えられます。なお、2条2項は、税理士が税理士業務に付随して財務書類の作成や記帳の代行などを行えることを定めた規定です（国税庁「税理士制度のQ&A」問2-3は、税理士が税理士業務に付随しない記帳の代行等を行っても税理士法違反にはならないと説明しています）。

境界になりやすい場面

税務書類の「作成」は自己の判断に基づいて作成すること（基本通達2-5）、税務相談は具体的な質問に対して答弁・指示・意見表明をすること（同2-6）です。課税標準等には、税額の計算上控除する金額なども含まれます（国税通則法2条6号）。例えば、経過措置で何%控除できるかを個別の取引に当てはめて委託元に回答したり、AIが出した控除額の試算を助言として伝えたりすると、税務相談に当たりうると考えられます。事実の確認と税務上の助言は分け、税務判断の質問は顧問税理士に回します。

名義貸し（37条の2）と会計法人のケース

税理士は、52条に違反する者などに名義を利用させてはなりません（37条の2。罰則は59条1項2号）。国税庁「税理士制度のQ&A」問6-23は、非税理士が作成した申告書の下書きを税理士がそのまま入力して電子申告する例や、転記誤りだけを確認して署名する例を挙げ、作成した非税理士は52条違反になるとしています。

日本税理士会連合会 綱紀監察部の事例集（令和6年12月）は、会計法人が税理士事務所から会計業務を受託し、従業員が会計業務だけに従事するケースを適正（ケース⑦）、会計法人の従業員が申告書作成など税理士業務の補助に従事したケースを37条の2・52条違反（ケース⑧）としています。BPOが受託する範囲を会計業務に限ることが前提になると考えられます。年末調整など周辺業務の扱いは内容により判断が分かれるため、本記事では断定しません。

監督と守秘義務

税理士は、税理士業務を行うため使用人その他の従業者を使用するときは監督する義務を負い（41条の2）、情報通信技術を利用するなどして適切に監督していれば対面でなくてもよいとされています（基本通達41の2-1）。税理士（38条）と使用人等（54条）は、退職後も含め、正当な理由なく「税理士業務に関して知り得た秘密」を漏らしてはなりません。入力部門の職員が記帳だけを担う場合にこれらがどこまで及ぶかは条文上明確ではないため、所内規程や雇用契約でも秘密保持を定めておくことが考えられます。

外部のBPOとの関係は、所内の使用人等への監督と区別し、実際の業務形態と契約を確認します。38条の「正当な理由」は本人の許諾又は法令に基づく義務があることとされているため（基本通達38-1）、税理士事務所が顧問先の情報を外部のBPOに渡して委託する場合は、顧問契約などで顧問先の許諾を得ているかを確認する必要があると考えられます。あわせて契約で秘密保持や再委託を定め、個人情報保護法上の委託先の監督を行います。同意の取り方はAI利用に顧問先の同意は必要？で整理しています。

委託元のデータをAIで扱うときの確認事項（個人情報保護法）

現行法：委託と委託先の監督

個人データの取扱いの委託に伴う提供は第三者提供に当たらず（個人情報保護法27条5項1号）、委託元は委託先を監督します（25条）。データの入力は委託の例として挙げられています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）3-4-4は、委託する業務に必要のない個人データを提供しないことは当然とし、委託先の選定、委託契約の締結、取扱状況の把握を求め、再委託は事前報告や承認などで確認することを望ましいとしています。受託側は、委託元から確認されやすい項目（委託元と合意しておく項目の「データの扱い」）を説明できるようにしておきます。

クラウドサービスは、サービス事業者が個人データを取り扱わないこととなっている場合は本人同意も委託先の監督も不要とされる一方、利用者自身の安全管理措置は必要とされています（同委員会Q&A Q7-53・Q7-54）。生成AIサービスは入力データを処理して応答を作るため、この保存を想定した整理を当てはめられるかは個別判断です。学習などへの利用だけでなく、契約と実際の処理を確認します。

漏えい時の報告

要配慮個人情報、財産的被害のおそれ、不正の目的、本人1,000人超のいずれかに当たる漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある場合は、委員会への報告と本人への通知が必要です（26条、施行規則7条）。銀行口座の情報だけなら直ちには該当しないとされる一方（同委員会Q&A Q6-14）、クレジットカード番号やネットバンキングのパスワードとの組合せなどを含む場合は該当しうるとされています。委託先は委託元に通知すれば報告・通知の義務を免れるため（26条1項ただし書・2項）、委託元への連絡手順と期限を契約で決めておきます。

改正法（主要部分は未施行）で変わる委託先の規律

令和8年改正法（令和8年法律第56号、2026年7月17日公布）は、原則として公布から2年を超えない範囲内で政令で定める日に施行され、2026年10月10日時点で主要な改正事項は未施行です（一部の附則は施行済み、罰則の一部は2027年1月17日施行）。同委員会事務局の説明資料によると、改正後は、委託先が受託業務に必要な範囲を超えて個人データ等を取り扱うことが禁止されます。また、委託先が取扱いの方法を自ら決めず、委託元の指示どおり機械的に処理する場合（例：指示に従った機械的な入力作業）で、契約で取扱いの方法の全部などに合意したときは、安全管理などを除き義務が原則として免除されます。AIで科目や税区分を判断するなど、委託先が方法を決める業務は対象外となる可能性があります（個人情報保護法の令和8年改正と会計事務所のAI利用）。

関連記事と業界団体の動き

税理士事務所が委託元になる場合は、税理士法38条の守秘義務も前提になります（税理士法の章）。

• 委託元が確認する項目と再委託：記帳代行・経理BPOのセキュリティ対策
• 顧問先への説明と同意：AI利用に顧問先の同意は必要？
• 守秘義務と生成AI：税理士の守秘義務と生成AI

日本税理士会連合会は2026年9月30日付で、「税理士事務所のためのAI・クラウド活用ガイドライン」の策定を会員向けに案内しています。本文は会員向けのため、本記事では内容に触れていません。

記帳代行・経理BPOのAI活用は1委託元・1工程から始める

委託元と合意しておく項目（品質・納期・説明）

納期の遅れや差し戻しは、資料の提出や質問への回答の期限が決まっていないことから起きることもあります。品質・納期・説明に関わる項目を1枚にまとめ、契約や業務の取り決めに入れておきます。

導入全体の進め方は会計事務所のAI導入の進め方｜7ステップを参照してください。

既製のツールで吸収しきれない工程がある場合

顧客ごとの例外や、会計ソフトが混在する取込データの加工が既製のツールでは残る場合、業務に合わせて仕組みを設計する方法もあります。Zeimeeは、会計士・税理士事務所に特化したFDE（Forward Deployed Engineer）型のAI導入・開発支援です。エンジニアが事務所の業務を確認し、帳票の読み取り、仕訳候補の作成、チェック、取込データの作成などを業務に合わせて設計・実装し、導入後も使われ方を見ながら改善します。AIの候補は担当者が確認・修正・却下・承認する設計で、料金は個別見積もりです。

一方、処理件数が少ない場合、既製のAI-OCRと会計ソフトの標準連携で足りる場合、判断のルールがまだ固まっていない段階では、個別の開発は向いていません。まずはルール台帳と分担表を整えるところから始めるのが現実的です。

よくある質問

まとめ

• 記帳代行を7つの工程に分け、件数・書式・判断の定型化・誤りの検出のしやすさでAIを入れる順番を決める
• 検算・コード変換・形式チェックはプログラムとルール台帳で確定させ、人は要確認と、初めての取引・顧客ごとの例外・金額と税区分を確定する
• 資料の提出期限、納期、判断の分担、納品形式を委託元と文書で合意し、KPIの記録を月次の報告に使う
• 読み取ったデータと書類の保存は別。委託しても、期間終了後のまとめ記帳や業者の所在地での保存は認められない
• 記帳の代行と税理士業務（申告書の作成・税務相談）を分け、名義貸しにならない体制にする
• 個人情報は、現行法の委託先の監督に加え、改正法（主要部分は未施行）の動向も確認する

まずは1つの委託元・1つの工程で、現状の工数と修正率を測るところから始めてみてください。